Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van al de offertes en overeenkomsten van de WITLOF BV (met zetel gevestigd te 1 Louis Schmidtlaan – 1040 Brussel en ondernemingsnummer 0818.557.858) – hierna “WITLOF BV” genoemd.

Door het plaatsen van een bestelling erkent de Klant de algemene voorwaarden te hebben ontvangen en deze te hebben aanvaard. Enkel de offerte van WITLOF BV, de door haar ondertekende overeenkomsten en deze algemene voorwaarden zijn bindend tussen partijen, met uitsluiting van alle andere documenten. WITLOF BV is slechts gebonden door afwijkingen van de clausules in deze algemene voorwaarden mits haar voorafgaand schriftelijk akkoord met die afwijkingen.

De overeenkomst tussen de Klant en WITLOF BV komt slechts tot stand na schriftelijke bevestiging van WITLOF BV of door een (gedeeltelijke) uitvoering ervan.

De prijsoffertes zijn vrijblijvend en hebben een uitdrukkelijk bepaalde geldigheidsduur. Tenzij expliciet anders vermeld op de offertes zelf, zijn de offertes van WITLOF BV geldig voor de periode van een week. Na verstrijking van de geldigheidsduur WITLOF BV het recht de offerte aan te passen.

De offerte wordt opgesteld op basis van de door de klant bezorgde gegevens. WITLOF BV is niet verantwoordelijk voor de correctheid van deze gegevens. De prijzen worden opgegeven in euro en zijn steeds exclusief B.T.W. en eventuele montagekosten, plaatsingskosten en verzendingskosten, tenzij anders vermeld.

De in de offerte van WITLOF BV vermelde werkuren zijn steeds louter indicatief, en houden geen rekening met eventuele onvoorzienbare omstandigheden op de door de klant verkozen locaties. De prestaties van WITLOF BV worden steeds in regie uitgevoerd en enkel de werkelijk gepresteerde uren worden aangerekend.

De in de offerte van WITLOF BV vermelde prijzen zijn eveneens exclusief:

• eventuele kosten voor opbouw en afbraak van materialen (bv. tent op afstand);

• eventuele kosten voor water, elektriciteit, aansluitingen en distributie.

Elke verhoging van het B.T.W.-tarief of van een andere belasting van welke aard ook tussen de bestelling en de levering zal ten laste van de klant vallen.

De in de offerte vermelde drankenforfaits zijn slechts geldig voor de in de offerte vermelde tijdslimieten. Na het verstrijken van de vermelde tijdslimieten worden de dranken afgerekend conform de door WITLOF BV meegedeelde prijslijst. Drankenforfaits zonder vermelding van een tijdslimiet worden geacht een duur te hebben van één uur.

De gedane bestelling kan door de klant enkel gewijzigd worden wat betreft het aantal aanwezige personen/genodigden, mits betaling van een vergoeding aan WITLOF BV. De klant bevestigt ten laatste 7 werkdagen voor de datum van het evenement schriftelijk het definitieve aantal aanwezige personen/genodigden. Het meegedeelde aantal zal als basis voor de facturatie dienen.

De volgende vergoedingen worden toegepast voor de aanpassing van het aantal aanwezige personen/genodigden:

• voor de verlaging van het aantal: een vergoeding van 60% van de kost per persoon wordt aangerekend;

• voor de verhoging van het aantal: een verhoging van de prijs met 50% per bijkomende persoon.

Wegens de geldende hygiënenormen wordt er geen enkel voedingsmiddel teruggenomen of gewisseld.

Tenzij anders vermeld in de orderbevestiging zijn alle facturen betaalbaar bij ontvangst per bankoverschrijving.

Elke betwisting i.v.m. de toegezonden factuur moet binnen de vijf werkdagen na de factuurdatum aangetekend medegedeeld worden aan WITLOF BV. Bij gebreke daaraan, is er een onweerlegbaar vermoeden dat de factuur aanvaard werd.

Protest ontslaat de klant daarenboven niet van zijn betalingsverplichting.

Iedere op de vervaldag niet betaalde factuur zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd worden met een conventionele moratoire interest, die gelijk is aan de interestvoet zoals bepaald in artikel 5 van de Wet Betalingsachterstand van 02.08.2002, en die minimum 12% zal bedragen.

Bovendien zal bij niet betaling op de vervaldag het factuurbedrag zonder ingebrekestelling met 15% verhoogd worden ten titel van forfaitaire schadeloosstelling, met een minimum van 25,00 EUR. Dit forfaitair bedrag geldt als vergoeding voor de buitengerechtelijke invorderingskosten veroorzaakt door de niet betaling en onverminderd het recht van WITLOF BV om een vergoeding te vorderen voor andere schadeposten die niet louter veroorzaakt zijn door de niet betaling.

Laattijdige betaling van één factuur heeft tot gevolg dat andere facturen, waarvoor in voorkomend geval een betalingstermijn was verleend, ineens opeisbaar zijn, zonder ingebrekestelling.

Wanneer de klant nalaat de overeengekomen betalingen te doen, zelfs indien het gedeeltelijke betalingen betreft, dan is WITLOF BV daarenboven gerechtigd om de prestaties op te schorten tot dat de klant integraal voldaan heeft aan zijn betalingsverplichting. De opschorting kan geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding van de klant.

De klant is na het goedkeuren van de offerte steeds de volgende voorschotten verschuldigd:

• 30% van het totaalbedrag: op het moment van de goedkeuring van de offerte;

• 40% van het totaalbedrag: uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement.

Wanneer door de aard van de opdracht de aanwezigheid van het WITLOF BV personeel vereist is op locatie van de klant, dient deze laatste alle faciliteiten ter beschikking stellen die nodig zijn om de overeengekomen diensten in gunstige omstandigheden te realiseren.

Deze faciliteiten omvatten, maar zijn niet beperkt tot: makkelijke toegang tot de locatie waar de opdracht uitgevoerd moet worden; het ter beschikking stellen van een werkplaats en het materiaal dat vereist is om de overeengekomen diensten te kunnen realiseren; het ter beschikking stellen van een werkomgeving waar WITLOF BV zijn verplichtingen kan nakomen, zoals die betreffende de gezondheid en veiligheid van zijn werknemers. De personeelsleden van WITLOF BV ontvangen enkel instructies van WITLOF BV, die ze onder supervisie, management en controle van WITLOF BV uitvoeren.

De klant neemt steeds alle nodige voorzorgsmaatregelen om de gebruikte ruimtes en alle aanwezige goederen op aangepaste wijze te beschermen.

Het is WITLOF BV steeds toegestaan om haar opdrachten geheel of gedeeltelijk door een derde in onderaanneming te laten uitvoeren.

WITLOF BV zal niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor de gevolgen van een lichte, gewone en/of zware fout vanwege haarzelf en/of haar aangestelden. WITLOF BV is enkel aansprakelijk in geval van opzet, fraude of bedrog.

De aansprakelijkheid van WITLOF BV is in ieder geval steeds beperkt tot het bedrag (de prijs) opgenomen in de tussen partijen gesloten overeenkomst.

WITLOF BV kan daarenboven enkel verantwoordelijk gesteld worden voor schade die rechtstreeks werd veroorzaakt door de geleverde diensten. WITLOF BV is in geen geval aansprakelijk voor gevolgschade, zoals o.a. (maar niet beperkt tot) winstderving of bedrijfsverlies.

WITLOF BV kan bovendien slechts aansprakelijk gesteld worden nadat zij tijdig in gebreke werd gesteld conform de bepalingen van deze algemene voorwaarden en zij een redelijke termijn van minstens 15 werkdagen heeft gekregen om de tekortkoming te verhelpen.

WITLOF BV is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, indien die schade volgt uit door de klant verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens, ook als deze te goeder trouw zijn verstrekt.

Wanneer de uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht (zoals bv. staking, oproer, overstromingen, ziekte, schaarste aan grondstoffen, etc.) wordt geschorst of beëindigd, kan WITLOF BV evenmin aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade die volgt uit het gebrek aan uitvoering van de overeenkomst.

De risico’s van verlies, beschadiging of verdwijning van het materiaal aanwezig op de plaats van het evenement is voor rekening van de klant. Deze laatste verbindt zich ertoe de nodige verzekeringen af te sluiten om alle schade die zich tijdens het evenement kan voordoen, te dekken.

Indien een vestiaire in de offerte inbegrepen is, wordt er door WITLOF BV een ticket afgegeven aan iedere persoon die gebruik maakt van de vestiaire voor de bewaring van bepaalde goederen. Indien het ticket verloren gaat, kan WITLOF BV niet aansprakelijk gesteld worden voor enig verlies.

De overeenkomst wordt geacht van rechtswege ontbonden te zijn in geval van faillissement, toelating tot de collectieve schuldbemiddeling of welkdanige andere vorm van liquidatie van het vermogen van de klant. WITLOF BV heeft onmiddellijk recht op betaling van alle tot dan geleverde prestaties en goederen, onverminderd diens recht op integrale schadeloosstelling.

De overeenkomst kan daarenboven zonder voorafgaandelijke rechterlijke tussenkomst middels een aangetekend schrijven worden ontbonden lastens de klant indien de klant, na 10 werkdagen die volgen op een aangetekende ingebrekestelling, in gebreke blijft om over te gaan tot betaling van de vervallen facturen, of in geval van een andere vastgestelde contractuele wanprestatie. De ontbinding vindt plaats op de datum die vermeld staat op het afgiftebewijs van de aangetekende zending. Bij gebrek aan tijdige betaling van voormelde voorschotten heeft WITLOF BV bovendien het recht om zonder voorafgaande ingebrekestelling de overeenkomst tussen partijen zonder voorafgaandelijke rechterlijke tussenkomst te ontbinden lastens de Klant.

Een annulering door de Klant moet verplicht gebeuren via een aangetekende zending. Bij afbestelling door de Klant meer dan vijftien dagen voor het evenement (de datum van de zending geldt als bewijs), verbindt de klant er zich toe om WITLOF BV te vergoeden met een vastgelegd bedrag van 25% van de overeengekomen deal, naast de terugbetaling aan WITLOF BV van alle opgelopen kosten tot op de dag van de annulering.

Bij annulering door de Klant minder dan vijftien dagen voor het evenement, verbindt de klant er zich toe om WITLOF BV te vergoeden met een vastgelegd bedrag van 50% van de overeengekomen deal, naast de terugbetaling aan de WITLOF BV van alle opgelopen kosten tot op de dag van de annulering.

In geval van annulering van de bestelling WITLOF BV, om redenen die vreemd zijn aan een geval van overmacht, een gebeurtenis buiten haar macht of het niet betalen door de klant van het voorschot binnen (in artikel 3 van deze algemene voorwaarden) bedoelde termijnen, zal de annulering resulteren in een forfaitaire vergoeding ten gunste van: - 25% van de prijs van de bestelling voor een annulering die meer dan 15 dagen vóór het evenement inhoudt; - 50% van de prijs betaald voor eventuele annuleringen minder dan 15 dagen voor het evenement.

In geval van annulering van de bestelling door WITLOF BV wegens overmacht, gebeurtenissen die buiten haar macht liggen of het niet betalen door de klant van het voorschot binnen (in artikel 3 van deze algemene voorwaarden) bedoelde termijnen is er geen vergoeding verschuldigd door WITLOF BV.

Onder overmacht wordt begrepen, elke plotselinge, onvoorspelbare gebeurtenis, buiten de controle van WITLOF BV, waardoor de uitvoering onmogelijk wordt, zoals brand, natuurramp, storm, explosie, aardbeving, daad of afwikkeling van een overheidsinstantie of een beslissing van een rechtbank, een staking, een uitsluiting, terroristische aanslagen of gevolgen van aanslagen , een ziekte (epidemisch, pandemie zoals corona-virus), een lock-down of enige andere vorm van sociale onrust; het ontbreken van elektrische stroom of andere essentiële diensten, het uitvallen van technische middelen of enige andere of soortgelijke oorzaak die buiten de redelijke controle van WITLOF BV valt.

In geval van annulering van de overeenkomst wegens tijdelijke overmacht zijn de partijen gerechtvaardigd om uitstel van het evenement (herziening van de overeenkomst) te vragen dat binnen een jaar na de datum van het optreden van overmacht moet worden uitgevoerd. Alle bedragen die reeds zijn betaald of verschuldigd op de datum van het optreden van overmacht blijven in het bezit van Groupe WITLOF BV. In ieder geval verbinden de partijen zich ertoe een minnelijke schikking te vinden om deze overeenkomst zoveel mogelijk te kunnen uitvoeren.

In geval van annulering van de overeenkomst wegens definitieve overmacht blijven alle bedragen die reeds door de Klant zijn betaald of verschuldigd zijn op de datum van annulering in het bezit van WITLOF BV, met uitzondering van de Klant die de status van consument heeft op grond van het Wetboek van Economisch Recht aan wie de betaalde aanbetaling zal worden terugbetaald door WITLOF BV.

WITLOF BV en de Klant erkennen dat op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van hun overeenkomst(en) de Verordening (EU) 2016/679 (AVG) van toepassing is. WITLOF BV heeft op haar website een privacyverklaring gepubliceerd met alle relevante informatie wat dat betreft.

Indien de Llant persoonsgegevens doorgeeft of beschikbaar stelt aan WITLOF BV, is hij hiervoor als enige verantwoordelijk. De Klant garandeert dat hij hierbij de toepasselijke wetgeving respecteert en vrijwaart WITLOF BV tegen elke klacht van betrokkenen waarvan de persoonsgegeven worden verwerkt.

Met uitsluiting van elke andere wetgeving is het Belgisch recht van toepassing op de geschillen tussen de partijen.

Alle geschillen tussen partijen van welke aard ook, met inbegrip van de betwistingen omtrent de toepassing en de interpretatie van deze algemene voorwaarden, behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de Nederlandstalige rechtbanken te Brussel.

Indien een bepaling of een deel van een bepaling van huidige voorwaarden, of van een offerte, bestelbon of overeenkomst tussen WITLOF BV en de Klant, nietig, ongeldig en/of niet-afdwingbaar zou zijn, dan brengt dit de geldigheid en/of afdwingbaarheid van de overige bepalingen of delen van bepalingen van huidige voorwaarden, of van een offerte, bestelbon of overeenkomst tussen WITLOF BV en de Klant niet in het gedrang.

De bepalingen van deze voorwaarden, of van een offerte, bestelbon of overeenkomst tussen WITLOF BV en de Klant die door nietigheid zijn aangetast of ongeldig zijn blijven bindend voor het gedeelte ervan dat wettelijk toegelaten is. De desbetreffende nietige, ongeldige en/of niet-afdwingbare bepaling of deel van een bepaling wordt van rechtswege vervangen door een geldige en afdwingbare bepaling of deel van een bepaling die het dichtst aanleunt bij de bedoelingen van de partijen.

De hierna vermelde bijzondere bepalingen gelden enkel t.a.v. klanten voor wie de krachtens de overeenkomst geleverde goederen en/of diensten geen verband houden met enige ondernemingsactiviteit in hoofde van de klant (een consument).

De hierna opgesomde bedingen zijn niet van toepassing voor de hierboven vermelde klanten:

• artikel 3, leden 3 en 4;

• artikel 8, lid 2.

Partijen kunnen in onderling overleg een leverings- of uitvoeringstermijn bepalen. Enkel de schriftelijk overeengekomen leverings- of uitvoeringstermijn is geldig, met uitsluiting van elke mondelinge overeenkomst.

In afwijking van artikel 3, lid 4 is voor iedere niet op de vervaldag betaalde factuur een moratoire interest à rato van de wettelijke interestvoet verschuldigd vanaf de datum van aangetekende ingebrekestelling.

In afwijking van artikel 8, lid 2 wordt de bevoegdheid van de rechtbank als volgt bepaald:

• WITLOF BV kan enkel in rechte worden aangesproken voor de rechtbank van de plaats van haar zetel.

• In alle andere gevallen van betwisting is de rechtbank van de plaats waar de overeenkomst is ontstaan of waar zij wordt, is of moet worden uitgevoerd of de rechtbank van de woonplaats van de Klant, naar keuze van WITLOF BV bevoegd.

• Deze bepaling is eveneens van toepassing voor overeenkomsten met klanten die buiten België woonachtig/gevestigd zijn.